Exigences légales et de conformité pour l’archivage des données SAP
Garantir la conformité aux exigences légales et réglementaires est un élément clé pour les entreprises qui mettent en œuvre une stratégie d’archivage des données SAP. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des sanctions importantes, une atteinte à la réputation et des perturbations opérationnelles. Dans ce billet de blog, nous aborderons les principaux aspects juridiques et de conformité que les entreprises doivent prendre en compte lors de l’archivage des données dans les systèmes SAP.
- Périodes de conservation des données : Diverses réglementations et normes industrielles dictent la durée de conservation de certains types de données avant qu’elles ne puissent être supprimées ou archivées. Les organisations doivent s’assurer que leur stratégie d’archivage des données respecte ces périodes de conservation, car le non-respect de ces périodes peut entraîner des amendes et des pénalités. Dans certains cas, les données doivent être conservées indéfiniment, tandis que dans d’autres cas, il peut y avoir des délais spécifiques pour la conservation des données, en fonction de la nature des données et des réglementations applicables.
- Accessibilité des données : Les exigences réglementaires imposent souvent que les données archivées restent accessibles et récupérables pendant une période déterminée. Les entreprises doivent s’assurer que leur solution d’archivage leur permet d’accéder rapidement et facilement aux données archivées, même après qu’elles ont été supprimées du système SAP principal. Cela peut impliquer la mise en œuvre d’une fonctionnalité de recherche et d’extraction robuste, ainsi que la tenue d’un répertoire d’archivage clair et bien structuré.
- Intégrité des données : Garantir l’intégrité et l’authenticité des données archivées est essentiel à des fins de conformité. Les organisations doivent mettre en œuvre des mesures garantissant que les données archivées restent inchangées et que toute modification ou suppression est enregistrée avec précision et traçable. Cela peut impliquer la mise en œuvre de signatures numériques, de cryptage ou d’autres mesures de sécurité pour protéger les données archivées contre les accès non autorisés ou la falsification.
- Gestion de la rétention légale : Les organisations peuvent être tenues de conserver des données spécifiques à des fins légales ou réglementaires, par exemple dans le cadre d’un litige ou d’une enquête. Les solutions d’archivage de données SAP doivent inclure une fonctionnalité permettant de mettre en suspens les données, ce qui empêche de les supprimer ou de les modifier jusqu’à ce que la mise en suspens soit levée.
- Confidentialité et protection des données : L’accent étant mis de plus en plus sur la confidentialité et la protection des données, les organisations doivent s’assurer que leur stratégie d’archivage des données SAP est conforme aux réglementations pertinentes, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) ou la loi californienne sur la protection des consommateurs (CCPA). Cela peut impliquer la mise en œuvre de processus de blocage, de suppression ou d’anonymisation des données, ainsi que l’établissement de procédures de gestion des demandes d’accès des personnes concernées.