Die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften ist für Unternehmen, die eine SAP-Datenarchivierungsstrategie implementieren, ein wichtiger Aspekt. Die Nichteinhaltung dieser Anforderungen kann zu erheblichen Strafen, Rufschädigung und Betriebsunterbrechungen führen. In diesem Blogbeitrag werden wir die wichtigsten rechtlichen und Compliance-Aspekte erörtern, die Unternehmen bei der Archivierung von Daten in SAP-Systemen berücksichtigen sollten.

1. Aufbewahrungsfristen für Daten: Verschiedene Vorschriften und Branchenstandards schreiben vor, wie lange bestimmte Datentypen aufbewahrt werden müssen, bevor sie gelöscht oder archiviert werden können. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Datenarchivierungsstrategie diese Aufbewahrungsfristen einhält, da die Nichteinhaltung zu Geldstrafen und Bußgeldern führen kann. In einigen Fällen müssen die Daten auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden, während in anderen Fällen je nach Art der Daten und den geltenden Vorschriften bestimmte Fristen für die Datenspeicherung gelten.


2. Zugänglichkeit der Daten: Gesetzliche Vorschriften schreiben oft vor, dass archivierte Daten für einen bestimmten Zeitraum zugänglich und abrufbar bleiben müssen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Archivierungslösung einen schnellen und einfachen Zugriff auf archivierte Daten ermöglicht, auch nachdem diese aus dem primären SAP-System entfernt wurden. Dies kann die Implementierung einer robusten Such- und Abruffunktion sowie die Pflege eines übersichtlichen und gut strukturierten Archivierungsverzeichnisses beinhalten.


3. Integrität der Daten: Die Sicherstellung der Integrität und Authentizität archivierter Daten ist für die Einhaltung von Vorschriften entscheidend. Unternehmen müssen Maßnahmen ergreifen, um zu gewährleisten, dass archivierte Daten unverändert bleiben und dass alle Änderungen oder Löschungen genau aufgezeichnet und nachvollziehbar sind. Dies kann die Implementierung digitaler Signaturen, Verschlüsselung oder anderer Sicherheitsmaßnahmen beinhalten, um archivierte Daten vor unbefugtem Zugriff oder Manipulationen zu schützen.


4. Verwaltung von Rechtsbeständen: Unternehmen können verpflichtet sein, bestimmte Daten aus rechtlichen oder behördlichen Gründen aufzubewahren, z. B. bei Rechtsstreitigkeiten oder Untersuchungen. SAP-Datenarchivierungslösungen sollten Funktionen für das Setzen von Sperrvermerken für Daten enthalten, die verhindern, dass diese gelöscht oder geändert werden, bis der Sperrvermerk aufgehoben wird.


5. Datenschutz und Datensicherheit: Angesichts der zunehmenden Bedeutung von Datenschutz und Datensicherheit müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre SAP-Datenarchivierungsstrategie mit den einschlägigen Vorschriften wie der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) oder dem California Consumer Privacy Act (CCPA) übereinstimmt. Dies kann die Einführung von Verfahren für die Sperrung, Löschung oder Anonymisierung von Daten sowie die Einrichtung von Verfahren für die Bearbeitung von Auskunftsersuchen der Betroffenen beinhalten.

Unternehmen müssen die mit der SAP-Datenarchivierung verbundenen rechtlichen und Compliance-Anforderungen sorgfältig berücksichtigen, um mögliche Strafen und Rufschädigung zu vermeiden. Wenn Unternehmen diese Anforderungen verstehen und eine Archivierungsstrategie implementieren, die ihnen gerecht wird, können sie sicherstellen, dass ihre archivierten Daten während ihres gesamten Lebenszyklus gesetzeskonform, zugänglich und sicher bleiben. Die Entwicklung einer soliden Strategie zur Datenarchivierung, die die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen erfüllt, schützt Unternehmen nicht nur vor möglichen Strafen, sondern verbessert auch die betriebliche Effizienz und die allgemeine Datenverwaltung.